Descriptif de la mission :
Les éléments présentés ci-après sont généraux et présentés à titre indicatif. Les missions seront précisées ultérieurement selon des besoins prioritaires pré identifiés et les types d’appui à fournir.
Le poste est rattaché au département Santé d’Expertise France sous la responsabilité directe du Responsable du Pôle Grand Sahel / Afrique Centrale / Amlat, 3 Océans à Paris. Le poste est basé à Bukavu avec des déplacements possibles à l’intérieur du pays.
Les responsabilités du Chef.fe de Projet couvrent les aspects suivants:
1. Planification du projet :
- Développer un planning d’activités détaillé intégrant notamment les résultats des études genre pour la mise en œuvre de la stratégie de projet et le travail de planification de l’Expert.e en biologie et de l’Expert.e en surveillance épidémiologique ;
- Identifier de manière précise et chiffrée les moyens et budget associés à chaque activité ;
- Développer le cadre logique et la théorie du changement du projet ;
- En collaboration avec l’Expert.e en biologie et de l’Expert.e en surveillance épidémiologique, identifier des indicateurs et des cibles pour chaque objectif, résultats et activités.
2. Développer et asseoir les différents partenariats :
- Valider les partenaires du projet et les structures appuyées dans le cadre du projet, le cas échéant, proposer des modifications à la stratégie telle que décrite dans le document de projet ;
- Discuter et construire les différents partenariats du projet : préparation des accords de partenariat, présentation aux partenaires et coordination de la signature des différents accords ;
- Faciliter la mise en place des instances de gouvernance du projet (comité de pilotage, comité technique) et organiser le COPIL de lancement du projet ;
- Elaborer un plan de communication et de visibilité du projet.
3. Administration et Finances :
En lien avec le/la Responsable Administratif.ve et Financier.e (RAF)
- S’assurer que la planification budgétaire est cohérente avec la planification opérationnelle ;
- Veiller au respect des procédures administratives et financières selon les procédures d’Expertise France ;
- Assurer le suivi des dépenses du projet ;
- Elaborer un plan de travail et le transmettre au/à la RAF pour la préparation des décaissements;
- Elaborer des TDR pour toute demande d’avance et les transmettre au/à la RAF ;
- Appuyer le / la RAF dans la rédaction des rapports financiers mensuels.
4. Sécurité
- S’assurer de l’existence de règles sécurité sur le projet
- Accompagner la direction sûreté dans leur diffusion auprès des collaborateurs
- S’assurer du respect des règles sécurité pendant cette première phase
- Identifier les éventuels besoins en matière de sécurité et les faire remonter à la direction sûreté au siège
5. Suivi-évaluation-capitalisation:
- Mettre en place le dispositif de suivi et évaluation sur le projet
- Participer aux différents exercices de pilotage du projet (RPP, météo des projets, revue semestrielle) ;
- Participer à l’analyse des données en étroite collaboration avec les autres Experts.es ;
- Consolider les rapports des experts.es et rédiger le rapport final de la phase de lancement du projet ;
- Coordonner et consolider l’élaboration des divers rapports en lien avec les activités du projet (CR d’ateliers, de rencontres, missions, etc.) ;
- Coordonner l’élaboration des rapports mensuels internes ;
- Informer le chargé de projet à Paris du déroulement du projet, des réunions et toute autre information jugée importante.
6. Représentation :
- Représenter le projet auprès des autorités ;
- Participer aux réunions de coordination avec le Ministère de la Santé et l’AFD ;
- Etre l’interface de l’AFD sur le terrain
- Participer au COPIL de lancement officiel du projet
7. Management des ressources humaines et gestion d’équipe :
- Etre responsable du management de l’équipe sur le terrain ;
- Participer à la mise en place du bureau projet à Bukavu et au recrutement des membres du bureau EF à Bukavu (fonctions support et transverses) ;
- Recruter l’adjoint chef de projet dans le but d’une passation de poste au terme de la mission ;
- Etablir un plan d’accompagnement et de passation pour l’adjoint chef de projet et le mettre en œuvre ;
- Organiser les réunions de coordination avec l’équipe projet et avec les équipes du bureau Expertise France à Bukavu ;
- Travailler en lien avec les autres experts de projets Expertise France et la coordination des fonctions support ;
- Superviser le travail des Experts.es et du RAF pendant la phase de lancement du projet ;
- Participer au recrutement et à l’accompagnement des Experts adjoints.es ;
